PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI KELOMPOK/KELEMBAGAAN PELAKU UTAMA PERIKANAN Bagian 1

Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya.

Manfaat Administrasi/Pembukuan Kelompok 

Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.

Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai: (1) Alat Kontrol; (2) Alat Dokumentasi; (3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok; (4) Alat monitoring perkembangan kelompok; (5) Alat Evaluasi; dan (6) Alat memupuk kepercayaan anggota.

Administrasi Kelompok  

Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.

1. Adminstrasi Organisasi

    Setidaknya dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:

Buku Daftar Pengurus dan Anggota

Buku Notulen Pertemuan

Buku Tamu dan Bimbingan

Buku Daftar Hadir Kegiatan

Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris.

   

2. Administrasi Keuangan 

Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis  serta  diisi  dengan tertib, teratur dan benar. Dengan  administrasi  keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat  terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk  diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan  untuk pengambilan keputusan.

    Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk: 

• Alat monitor perkembangan keuangan;
• Alat pengendalian keuangan;
• Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran  dari  setiap  kegiatan atau usaha; dan
• Alat manajemen dalam pengambilan keputusan

Model pembukuan keuangan yang  digunakan  kelompok  adalah model yang  sederhana,  mudah  dipahami  sehingga  diharapkan  akan  sangat  membantu pengurus/bendahara  dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya. 

Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:

Buku Kas Kelompok

Buku Simpan Pinjam Anggota

Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.  

Selain buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.